Um importante documento em um projeto que muitas vezes é visto com pouca importância ou apenas como mais uma formalidade a ser cumprida é o Documento de Lições Aprendidas. Esse documento visa que os erros passados não sejam mais cometidos e que acertos possam ser mais facilmente repetidos.
Muita da experiência (boas e ruins) adquirida em um projeto acaba permanecendo apenas na memória de seus participantes e a documentação dessas “memórias” é importante para melhoria contínua de projetos atuais e futuros de uma organização.
A construção dessa documentação não exige um software específico ou complexo, mas poderá ser construído em software básico de escritório como um processador de textos ou uma planilha eletrônica.
No geral eu utilizo as seguintes informações a serem preenchidas (colunas de uma planilha):
1) Área – área, setor ou departamento dentro do projeto. Ex: Custos, Aquisições, etc.
2) Assunto – uma breve descrição da lição a ser documentada. Ex: Arrecadação financeira, Controle dos riscos, Atrasos, Problema com fornecedor, etc.
3) Descrição – uma descrição mais detalhada e explicativa da lição a ser documentada.
4) Pessoa – nome (em alguns casos pode ser necessário também um código) do integrante do projeto que está documentando a lição.
5) Efeito – Positivo ou negativo para o projeto.
6) Resposta/Ação – Atitudes que podem ser tomadas para evitar (ou minimizar) um efeito negativo ou favorecer um efeito positivo.
Vale lembrar que o caráter desse documento é de livre acesso (mesmo que com algumas restrições) por pessoas de diferentes projetos dentro da organização. Informações confidenciais devem integrar outros documentos mais restritos.
Fatores como prazos, falta de interesse ou conhecimento e preocupação em iniciar novos projetos muitas vezes fazem com que esse importante documento deixe de ser feito.
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